ताप्लेजुङको मैवाखोला गाउँपालिकाले अधिकारप्राप्त अधिकारीको आदेशविना कसैले पनि कुनै सामग्री खरिद गर्न नपाउने नियम बनाएको छ। सार्वजनिक खरिद प्रक्रियालाई पारदर्शी, प्रतिस्पर्धी, खुला, प्रभावकारी र वस्तुनिष्ठ बनाउने गरी पालिकाले सार्वजनिक खरिद नियमावली २०८१ जारी गरेको हो।

गाउँपालिकाका निमित्त प्रमुख प्रशासकीय अधिकृत लक्ष्मीमाया गोम्देनका अनुसार कुनै पनि सामग्री खरिद गर्नुअघि खरिद एकाइले खरिद माग प्राप्त गरी अधिकार प्राप्त अधिकारीबाट अनिवार्य स्वीकृत गराउनुपर्ने हुन्छ। खरिद मागमा मालसमानको प्रकार, गुणस्तर र परिणामसम्बन्धी विवरण, मालसामान आवश्यक पर्ने समय, खरिदको अनुमानित मूल्य र मूल्य बेहोरिने स्रोतबारे प्रस्ट पारिएको हुनुपर्ने छ।

प्रमुख प्रशासकीय अधिकृतले मालसमान, निर्माण कार्य र सेवा खरिद गर्नुअघि त्यससम्बन्धी स्पेसिफिकेसन, योजना, नक्सा डिजाइन, विशेष आवश्यकता वा अन्य विवरण तयार गर्नुपर्ने हुन्छ।विवरण तयार गर्दा त्यस्ता मालसामान, निर्माण कार्य वा सेवाको सम्बद्ध वस्तुगत प्राविधिक तथा गुणस्तरजन्य विशेषता र कामका आधारमा गर्नुपर्ने नियम रहेको छ।

कानुन कार्यान्वयन गराउने जिम्मेवारी सम्बन्धित पालिकाको प्रमुख प्रशासकीय अधिकृतको हुने छ भने निज स्वयंले विवरण तयार गरेको भए एक तहमाथिको अधिकारीबाट तयार भएको विवरण स्वीकृत गराउनुपर्ने छ। खरिदका लागि आवश्यक बजेट व्यवस्थापन नभई खरिद कार्य सुरु गर्न बन्देज गरिएको छ तर बहुवर्षीय सम्झौताबमोजिम गरिने खरिदको हकमा पहिलो वर्षका लागि आवश्यक बजेट व्यवस्थापन भएपछि अन्य वर्षका लागि खरिद गर्न पाइने छ।

खरिदसम्बन्धी प्रारम्भिक तयारी गर्नु अति आवश्यक भई सिलबन्दी दरभाउ पत्र वा बोलपत्र आवह्वान गर्ने, पूर्व योग्यताको दरखास्त आह्वान गर्ने, परार्मशदाताको सूची तयार गर्न सूचना प्रकाशन गर्ने, परार्मशदाताबाट प्रस्ताव माग गर्ने वा सिलबन्दी दरभाउको फाराम, बोलपत्र वा पूर्व योग्यतासम्बन्धी कागजात वा प्रस्ताव उपलब्ध गराउनुपर्ने हुन्छ। एक वर्षभन्दा बढी अवधिसम्म सञ्चालन हुने योजना वा आयोजनाका लागि वार्षिक पाँच करोड रूपैयाँसम्मको खरिद गर्दा खरिद गुरुयोजना बनाउनु अनिवार्य हुने छ।

गुरुयोजनामा खरिदको प्रकार, परिणाम र मोटामोटी मूल्य, खरिद विधि, अधिकतम प्रतिस्पर्धाका लागि टुक््रयाइने वा प्याकेज बनाइने भए सोसम्बन्धी व्यवस्था र खरिद कारबाहीको मोटामोटी कार्यतालिकासहितको विवरण उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ। पालिकाले वार्षिक १० लाख रूपैयाँभन्दा बढी रकमको खरिद गर्नुपर्ने भएमा आगामी आर्थिक वर्षको अनुमानित वार्षिक कार्यक्रमसमेतलाई आधार मानेर खरिद गुरुयोजना बनाउनुपर्ने हुन्छ।

वार्षिक खरिद योजनामा खरिदको प्रकारसम्बन्धी विवरण, खरिदको सम्भावित प्याकेज, खरिद कारबाहीको समयतालिका र खरिदका लागि गरिने सम्झौताको किसिमसमेत उल्लेख भएको हुनुपर्ने छ। पालिका अध्यक्षले चालु आर्थिक वर्षको स्वीकृत वार्षिक कार्यक्रम तथा बजेट सभाबाट पारित भएपछि तयार भएको वार्षिक खरिद योजना स्वीकृत गर्नुपर्ने प्रावधान रहेको छ।

लागत अनुमान तयार गर्दा खरिदसम्बन्धी सम्पूर्ण काम एउटै खरिद प्रक्रियाबाट हुन सक्ने वा कामपिच्छे छुट्टै खरिद सम्झौता गर्नुपर्ने, खरिदसम्बन्धी सम्झौता नविकरण गर्नुपर्ने वा नपर्ने, खरिदको अन्य कुनै विकल्प भए त्यो के हो र खरिद सम्झौताबमोजिमको काम सम्पन्न गर्नका लागि लाग्न सक्ने अधिकतम रकम र समयतालिकासमेतलाई आधार मान्नुपर्ने हुन्छ।

मालसामानको लागत स्वीकृत गराउँदा पाँच करोड रूपैयाँसम्मको लागत अनुमान प्रमुख प्रशासकीय अधिकृतबाट, १० करोड रूपैयाँसम्मको लागत अनुमान पालिका अध्यक्षबाट र १० करोडभन्दा बढी रकमका लागत अनुमान कार्यपालिकाबाट गराउनुपर्ने खरिद नियमावलीमा उल्लेख छ। परार्मश सेवाको हकमा २० लाख रूपैयाँसम्मको प्रमुख प्रशासकीय अधिकृतबाट, ५० लाख रूपैयाँसम्मको पालिका अध्यक्षबाट र सोभन्दा बढी रकमको लागत अनुमान कार्यपालिकाबाट स्वीकृत गराउनुपर्ने हुन्छ।