२३ श्रावण २०७७ शुक्रबार
राजनीति

'स्मार्ट' बन्दै प्रधानमन्त्री कार्यालय

काठमाडौं- प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद् कार्यालयका सचिव महेन्द्रमान गुरुङले सहसचिव दामोदर रेग्मीकहाँ एक कर्मचारीको उपचारसम्बन्धी फाइल पठाए। लगत्तै रेग्मीले उक्त फाइलमा स्वास्थ्य मन्त्रालयमा पठाउने विवरण लेखेर मातहतका उपसचिवकहाँ फाइल पठाए।

प्रधानमन्त्री कार्यालयमा दर्ता भएको करिब ६ मिनेटको अन्तरालमा उक्त फाइल सचिव, सहचिव हुँदै उपसचिवकहाँ पुगिसकेको थियो। सरकारी कर्मचारीको उपचारसम्बन्धी उक्त फाइल कागजमा डोरीले बाँधिएको कागजी फाइल नभएर विद्युतीय थियो। प्रविधिको प्रयोगसँगै कागजविहीन बन्दै गएको प्रधानमन्त्री कार्यालयले उक्त फाइल कार्यालयमा दर्ता भएलगत्तै स्क्यानिङ गरेर विद्युतीय बनाएको थियो।

विद्युतीय फाइल भएकै कारण फटाफट निर्णय हुँदै प्रक्रिया अगाडि बढेको जानकारी सहसचिव रेग्मीले दिए। उनका अनुसार प्रविधि प्रयोगबाट कार्यालयले निर्माण गरेको 'स्वचालित कार्यालय प्रणाली' का कारण हरेक फाइलमा यसैगरी निर्णय हुन्छ।

उनले कम्प्युटरबाटै उपसचिवकहाँ पठाएको फाइल देखाउँदै भने, 'मैले भर्खरै पठाएको फाइल उहाँको कम्प्युटरमा पुगिसकेको छ तर उहाँले अझै हेर्नुभएको छैन' उनले भने, 'उहाँले मैले पठाएको फाइल खोल्नेबित्तिकै मेरो कम्प्युटरमा हेरिएको भन्ने विवरण आउँछ।' सहसचवि रेग्मीले त्यति भनेर कम्प्युटर 'रिफ्रेस' गरेलगत्तै उपसचिवले फाइल हेरेको भन्ने विवरण आयो।

रेग्मीका अनुसार दैनिक काम चुस्त र प्रभावकारी बनाउन प्रविधि प्रयोग गर्दै कार्यालयलाई स्मार्ट बनाउँदै लगिएको छ। 'सूचना प्रविधिमा आधारित विभिन्न सफ्टवेयर, हार्डवेयर र मोबाइल एप्लिकेसनको प्रयोग गरी कार्यसञ्चालनलाई स्मार्ट बनाउँदै लगिएको हो,' उनले भने, 'यहाँ आउने फाइल कागजविहीन हुँदै गएका र काम पनि छिटोछरितो रुपमा भएकाले यो कार्यालय स्मार्ट बन्दै गएको छ।' उनले कार्यालयलाई स्मार्ट बनाउन आफ्नै आन्तरिक 'स्वचालित कार्यालय प्रणाली' को विकास गरेको जानकारी दिए।

प्रधानमन्त्री कार्यालयमा अन्य निकायबाट आएका पत्र तथा फाइललाई तुरुन्तै स्क्यानिकङ गरी कम्प्युटरमा दर्ता गरिन्छ। दर्ता फाइल उक्त प्रणालीमार्फत सम्बन्धित शाखा तथा महाशाखामा पठाइन्छ। यसरी आएका पत्र तथा फाइललाई सम्बन्धित कर्मचारीले तोक/आदेश गरी कम्प्युटरबाट नै फरवार्ड गर्ने, फाइनलाइज गर्ने एवं तामेलीमा राख्न सक्ने रेग्मीले जनाए।

उनका अनुसार यो व्यवस्थापछि विभिन्न शाखा एवं माहाशाखामा राय/प्रतिक्रियाका टिप्पणीसमेत कम्प्युटर प्रणालीबाट नै गर्न सकिने र फाइल कुन शाखा तथा महाशाखामा कस्तो अवस्थामा छ भन्ने जानकारी समेत पाउन सकिन्छ। 'फाइल कहाँ गएर अड्किएको छ, कुन फाइल कहाँ छ भन्ने सबै यो प्रणालीबाट जानकारी पाइन्छ,' उनले भने, 'कुनै बाधा देखि निर्णय लिन सहज हुन्छ।'

प्रविधिको प्रयोगपछि शाखापिच्छे चलानी किताब राखी पत्र चलानी गर्ने बाध्यतासमेत अन्त्य भएको छ। कार्यालयले पत्र चलानी गर्दा त्यसको विवरण कम्प्युटरमा प्रविष्ट भएपछि प्रणालीले स्वचालित रुपमा नम्बर अंकित गर्दै फाइललाई प्रक्रियामा राखिदिन्छ।

रेग्मीका अनुसार नयाँ फाइलमात्र नभई यो व्यवस्थापछि कार्यालयमा दर्ता पुराना अभिलेख खोज्नसमेत सहज हुँदै गएको छ। 'विगतमा पुराना पत्र र फाइल खोज्न घन्टौं लाग्थ्यो,' उनले भने, 'कतिपय त सातासम्म खोज्दा पनि भेट्टिन्थेे। तर अहिले माउसमा क्लिक गरेको भरमा तुरुन्तै पाउन सकिन्छ।'

कार्यालयबाट सबै काम भइसकेपछि अन्तिममा टिप्पणी लेखेर आधिकारिक हस्ताक्षर र छाप लगाउँदै सम्बन्धित निकायमा फाइल पठाउँदा भने कागजको प्रयोग गर्नुपर्ने अवस्था छ। सरकारी अन्य निकाय कागजविहीन अवस्थामा गइनसकेका कारण यस्तो बाध्यता आएको हो।

प्रधानमन्त्री कार्यालयले विभिन्न सर्वाजनिक निकायबाट मासिक तथा आवधिक रुपमा प्राप्त हुने प्रगतिविवरण कागजमार्फत लिन छाडिसकेको छ। अन्य सरकारी निकायले विद्युतीय विवरण नै प्रधानमन्त्री कार्यालयमा पठाउने गरेका छन्।

यस्तै, कार्यालयमा प्रधानमन्त्री, मुख्य सचिव र सचिवहरू कार्यकक्षमा उपस्थित रहे/नरहेको एवं व्यस्त रहे/नरहेको जानकारीसमेत अनलाइनमार्फत नै जानकारी हुन्छ। अन्य मन्त्रालयका मन्त्री तथा सचिव कार्यकक्षमा रहे/नरहेको जानकारी दिन विद्युतीय चिम जडान गरिएको हुन्छ। प्रधानमन्त्री कार्यालयमा समेत विगतमा यस्तो चिम जडान हुन्थ्यो। तर अहिले आन्तरिक प्रणालीमार्फत नै प्रधानमन्त्री, मुख्य सचिव तथा सचिव रहेनरहेको हेर्न सकिन्छ। 'यसका लागि चिम जडान गर्ने, फोन गरेर बुझ्ने जस्ता काम गरिरहनु परेन,' रेग्मीले भने, 'कम्प्युटरबाट नै जानकारी लिन सकिन्छ।' प्रधानमन्त्री कार्यालयले विकास गरेको उक्त प्रणालीलाई परराष्ट्र र गृह मन्त्रालयले समेत प्रयोगमा ल्याउन थालेको रेग्मीले बताए।

प्रकाशित: २६ कार्तिक २०७३ ०७:३८ शुक्रबार

खुशी 0 %
दुखी 0 %
अचम्मित 0 %
हास्यास्पद 0 %
क्रोधित 0 %
अर्को समाचार
Download Nagarik App
Download Nagarik App